Tema 1:
Fundamentos Administración de Proyectos
Angel
García 11-0293
La
administración de proyectos es una estrategia muy usada por empresas e
instituciones para alcanzar objetivos en un tiempo predeterminado. También
puede utilizarse para objetivos individuales.
Administración:
es el proceso de lograr objetivos a través de las personas.
Proyecto:
es el conjunto de actividades a realizar para alcanzar un objetivo.
Estrategia:
es la ruta o camino que se sigue para alcanzar un objetivo.
Objetivo:
es aquello que se desea conseguir mediante un conjunto de actividades.
Meta:
es lo que se desea lograr en términos cuantitativos.
IMPORTANCIA
DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
La administración de proyectos implica una
gran importancia, por lo que es usada en una gran diversidad de campos; desde
proyectos espaciales, en bancos, en desarrollo de sistemas en computadora, en
procesamiento de hidrocarbono, en la industria petroquímica, en
telecomunicaciones, en defensa nacional, etc.
Los cambios tecnológicos, la necesidad de
introducir nuevos productos al mercado, las cambiantes exigencias de los
consumidores de productos, entre otras cosas, incrementan el fluido de
operaciones en una organización, provocando que los métodos de administrativos
convencionales sean inadecuados. Por esta razón la administración de proyectos
es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de organización.
Sirve para aprovechar de mejor manera los
recursos críticos cuando están limitados en cantidad y/o tiempo de
disponibilidad. También ayuda a realizar acciones concisas y efectivas para
obtener el máximo beneficio.
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
La administración procura siempre el máximo
aprovechamiento de los recursos, mediante su utilización eficiente. Las
principales funciones de la administración se engloban en planeación,
organización, dirección y control.
Durante la planeación se decide
anticipadamente qué, quién, cómo, cuándo y por qué se hará el proyecto. Las
tareas más importantes de la planeación son determinar el status actual de la
organización, pronosticar a futuro, determinar los recursos que se necesitarán,
revisar y ajustar el plan de acuerdo con los resultados de control y coordinar
durante todo el proceso de planeación.
La organización realiza actividades en grupo,
de asignación y asesoramiento, y proporciona la autoridad necesaria para llevar
a cabo las actividades.
Dentro de esta etapa se identifica, define y
divide el trabajo a realizar, se agrupan y definen los puestos, se proporcionan
los recursos necesarios y se asignan los grados de autoridad.
El siguiente paso es la dirección, la cual
sirve para conducir el comportamiento humano hacia las metas establecidas.
Aquí se comunican y explican los objetivos a
los subordinados, se asignan estándares, se entrena y guía a los subordinados
para llegar a los estándares requeridos, se recompensa el rendimiento y se
mantiene un ambiente motivacional.
Por último se encuentra el control, que se
encarga de medir el rendimiento obtenido en relación a las metas fijadas. En
caso de haber desviaciones, se determinan las causas y se corrige lo que sea
necesario.
¿ QUÉ ES EL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS ?
El administrador de proyectos puede ser
definido como el individuo que cumple con la tarea de integrar los esfuerzos
dirigidos hacia la ejecución exitosa de un proyecto específico. Esta persona
enfrenta un conjunto de circunstancias único en cada proyecto.
El administrador de proyectos es una
extensión del administrador general de una organización.
FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS
El administrador de proyectos opera
independientemente de la cadena de mando normal dentro de la organización. Debe
dirigir y evaluar el proyecto; también planear, proponer e implementar
políticas de administración de proyectos, asegurar la finalización del proyecto
mediante compromisos contractuales.
Otras tareas que debe cumplir son desarrollar
y mantener los planes del proyecto, darle una calendarización y financiamiento
adecuados al proyecto y evaluar y reportar su avance.
Debe resolver los problemas a través de
decisiones orientadas al objetivo.
Además, el administrador de proyecto debe
resolver las siguientes preguntas:
¿ Qué se va a hacer ?
¿ Cuándo se va a hacer ?
¿ Por qué se va a hacer ?
¿ Cuánto dinero está disponible para
hacerlo ?
¿ Qué tan bien se está haciendo el proyecto
?
La
posición del administrador de proyectos es importante porque las organizaciones
modernas son muy complejas como para excluir una administración efectiva y más
específica usando estructuras y relaciones organizacionales tradicionales.
Además,
esta persona provee el liderazgo necesario para que la cadena de proyectos
fluya dentro de la red organizacional.
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