Tema 1: Definición de proyecto por William Veloz 11-0335

Tema 1: Definición de proyecto por William Veloz 11-0335

Muchos tenemos la visión de administrar un proyecto como una gran complicación, donde entramos limpiecitos y muy arrugados. Si bien es cierto que cualquier tipo de proyecto requiere esfuerzo, en los pequeños proyectos hay que definir su alcance bien claro, lo que nos conllevará a delimitar que tantos recursos y esfuerzos vamos a dedicar en él.

De acuerdo a Jennifer Whit, experta en Project Managment, en su primer pequeño proyecto lo primero que le indicaron sus jefes fue: “No gaste más tiempo, dinero y esfuerzo de lo que toma para hacer el proyecto.” Esto en pocas palabras significa que dependiendo la magnitud del proyecto así mismo será el nivel de rigurosidad que debemos empeñar en el. Ya que si nos vamos muy profundo en un proyecto sencillo nos podemos aturdir, desorientarnos y perdernos en lo que vamos a hacer.

En vista de que somos estudiantes de Administración de Empresas y es probable que en un futuro lo primero que nos venga a la mano es un pequeño proyecto antes que uno grande, me voy a concentrar en las próximas líneas a explicar cómo definir exitosamente un pequeño proyecto.

Lo primero es definir el alcance para poder tomar las decisiones en las etapas administrativas que tiene lugar el proyecto. Gran parte de las decisiones se toman y se califican mediante valoración del impacto que tienen en el resultado final del mismo, dado por esta etapa de definición.

Antes de comenzar el proyecto, es necesario que el trabajo sea comprendido y que se sepan quienes son los responsables. Tanto los que vayan a ejecutar el proyecto como quienes recibirán los resultados deben tener una visión clara de los resultados esperados, cuando se terminará, cuánto va costar, quién hará el trabajo, como se dará por terminado el trabajo, y cuáles serán los beneficios. Esto es lo que se debe incluir en esta primera fase conocida como definición del proyecto.

Se debe crear una lista de tareas, es bueno tener una idea pero no hay que simular tantos escenarios como en un gran proyecto ya que  podemos terminar desorientados.  Esto quiere decir que debemos organizarnos, no comenzar dar patadas sin sentido, sino que debemos hacer una lista de tareas, organizarlas por cantidad de tiempo que cada una incurre y la prioridad con la que cada tarea debe hacerse. Asimismo es preciso identificar tareas dependientes de manera que sepamos distribuir los activos y recursos dependiendo del orden y prioridades de las tareas. Para proyectos pequeños no es necesario perder mucho tiempo con la ruta crítica o buscando 100 planes de contingencia.

Lo otro es asignar las personas, saber quién es responsable de cada tarea porque no hay nadie asignado esa tarea no se va a aplicar. Hay que saber quién nos va a retroalimentar sobre el estado, a quien se reporta, si se ha completado y demás. Para proyectos pequeños no necesariamente hay que hacer una mega matriz de recursos o un plan de comunicación detallado.

Hay que establecer fechas límites para saber cuándo las cosas están proyectadas terminarse y tienen que hacerse, pero en proyectos que no son tan extensos no es necesario hacer un reporte tan detallado.  En los proyectos estas fechas límites son las que te ayudan a comprenderlos y visualizarlos mejor, a descomponerlos en fases y etapas, y establecer un marco de tiempo para cada una. En vez de sentir estrés o miedo a las deadlines, o verlas como una amenaza que obliga a trabajar rápidamente tomando decisiones aturdidas, estas fechas  en el calendario pueden llegar a ser un gran aliado de tu rendimiento. Saber trabajar con ellas es clave, porque siempre están ahí.

Hay que documentar siempre el proyecto, hacer un esquema, usar plantillas (tal y como vimos en el curso) sin importar la magnitud del proyecto ya que esto nos ayudará a tener todo claro, quien, cuando y donde se va hacer cada actividad. En proyectos pequeños estas plantillas se pueden resumir de manera que sean más simples de manejar pero siempre manteniendo la eficiencia de las mismas sin eliminar los aspectos claves que toda plantilla debe tener.

Hay que siempre controlar el tiempo y presupuesto porque en las compañías y organizaciones se les paga a las personas para cumplir con ciertos objetivos, y si no los cumple pues la remuneración será menor. Para esto es preciso tener conocimientos de administración de empresas o haber tomado entrenamientos, cursos o seminarios en administración de proyectos, para poder saber gestionar todos esos recursos (humanos, financieros y operativos) que vamos a necesitar para cumplir con nuestro objetivo delimitado en la definición del proyecto.

En fin, en un pequeño proyecto la definición es tan importante como en uno grande, pero se debe dedicar la rigurosidad que como pequeño amerita; en otras palabras, busquemos soluciones a los problemas, no problemas a las soluciones para que nuestro pequeño proyecto se haga de manera simple y sea exitoso.