Tema 3: Roles del gerente de proyecto y miembros del equipo por William Veloz 11-0335

Tema 3: Roles del gerente de proyecto y miembros del equipo por William Veloz 11-0335

Cuando realizamos un proyecto los integrantes del equipo usualmente juegan muchos papeles, pero es preciso delinear los roles para que todos puedan estar claros de lo que van hacer. En ocasiones se puede ver que se cruzan las cosas entre el Project manager y los miembro del equipo, lo que puede causar enfrentamientos y confusiones. También es importante tener claro aquellas dificultades que pueden surgir en algunos gerentes del proyecto y que afecten a todo el proyecto.

Primero para aclarar un poco las cosas debemos preguntarnos ¿Qué es lo que realmente hace que un gerente de proyecto sea un excelente líder de equipo? Es esa aplicación de las mejores prácticas, donde se mantienen actualizados, revisando temas de interés, con experiencia en diversas áreas. También el entrenamiento es vital, por lo que invertir tiempo y dinero en capacitarse es de las acciones que deben hacer los buenos gerentes de proyectos. Hoy en día hay muchas maneras de hacerlo, vía web, semi presencial, entre otras. También están las conferencias que son importantes para hacer networking, aprender de los líderes principales del mundo, entre otras cosas.

Asimismo el saber utilizar software de administración de proyectos es una herramienta que todos los gerente de proyectos deben saber. Ya esos papeles que se usaban, plantillas a mano y demás, para llevar tareas, calendarios y demás ya no son tan útiles como todas las opciones que hay disponibles. El uso de templates puede ayudar también bastante a la rapidez y organización de la información para compartir con los colaboradores.

Considero también que los excelentes líderes comparten todas esas lecciones aprendidas y también escuchan las de los demás para juntarlas y hacer las tareas de manera más eficiente, de manera que se ahorre dinero, tiempo y esfuerzo.

Ya que hablamos y hemos puesto en claro lo que debe hacer y tener el gerente de proyecto, ahora hay que discernir lo que hace excelente un miembro del equipo. Entre esas cosas está esa visión crítica que deben tener a través de los imput que proveen sobre lo que está pasando, lo que va a afectar el calendario, trayendo información en tiempo real, compartir noticias, entre otras cosas.   

También creo que es bueno que se lleve al equipo todos esos riesgos y problemas que puedan afectar el proyecto, de manera que se tomen las medidas preventivas de manera consensuada y pensada entre todos, tal  y como lo hacen los japoneses. De igual forma, es bueno siempre actualizar sobre el estado de cada actividad al gerente de proyecto, para que pueda mantener una visión clara de cómo va todo el proceso. Pero también es bueno avisar sobre los retrasos y preocupaciones, de manera que todo este sobre la mesa de manera clara sin sorpresas en el futuro.

Considero positivo que el gerente de proyecto se mantenga pidiendo feedbacks de las actividades, tareas y entregas que se deben hacer, de manera que los miembros del equipo se mantengan activos y pendientes de las mismas.

Ahora que sabemos claramente la diferencia de roles entre el gerente de proyecto y los miembros del equipo podemos evitar caer en esos errores que pueden darse como son la no planeación, confundir el liderazgo con lo que cada quien debe hacer, no saber distinguir entre las tareas en curso y las entregas, comunicación inefectiva, manejo inefectivo del tiempo, eliminar los diagnósticos y enfocarse en solo los resultados y no en la administración del proyecto.

Para finalizar no puedo dejar de mencionar esos roles que considero principales que debe tener un administrador o gerente de proyectos. Los mismos se dividen en tres tipos: interpersonales, de información y de decisión. Entre los interpersonales creo fundamentales los de ser líder y guía entre todos los miembros del equipo. Entre los roles de información debe estar siempre monitoreando todas las actividades de manera descentralizada (para que no se vuelva loco con tantas cosas) y ser esa persona que se mantenga motivando al equipo a realizar todas las actividades correctamente. Por último, están los roles de decisión, entre los se destacan el hecho de ser un emprendedor, saber manejar conflictos y emociones, tener la capacidad para asignar los recursos eficientemente y ese don de negociador para poder lidiar con las contrariedades que se presentan.

Hay un puntito que usualmente pasamos por alto dentro de las actividades que hace el gerente de proyecto, que son aquellas que involucran la ambiente externo. Entre ellas está representar a su organización en las relaciones con otras organizaciones, involucradas en el proyecto como contratistas, suministradores, empresas de proceso, ingenierías, entre otras. Representar a su organización ante los organismos públicos en todo lo referente a su proyecto, dígase autorizaciones, permisos, licencias, entre otras.

En fin, si podemos hacer todas esas cosas delimitando bien las funciones del gerente de proyecto y las de los miembros del equipo, de la mano de un liderazgo fuerte y colaboración valiosa de los miembros del equipo, así como de evitar todas esos errores que pueden cometer los Project manager, podremos tener éxito en nuestro proyecto.