Administración de Proyectos y la Importancia de los Administradores

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La administración de proyectos por lo que he podido aprender es una de las actividades de gerencia que carga con una gran responsabilidad dentro de la empresa.

Un proyecto es un esfuerzo planificado, temporal y único, realizado para crear productos o servicios únicos que agreguen valor o provoquen un cambio beneficioso.

La gerencia de proyectos es una disciplina, esta se encarga de organizar y administrar los recursos de la empresa destinados al proyecto, de forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste planteados a su inicio.

La gerencia de proyectos implica ejecutar una serie de actividades, que consumen recursos como tiempo, dinero, gente, materiales, energía, comunicación (entre otros) para lograr unos objetivos pre-definidos.

Dada la naturaleza única de un proyecto, en contraste con los procesos u operaciones de una organización, administrar un proyecto requiere de una filosofía distinta, así como de habilidades y competencias específicas. De allí la necesidad de la disciplina Gerencia de Proyectos.

 Las empresas están constantemente creando, planificando y desarrollando proyectos, esto nos deja dicho que una empresa que vive haciendo esto, es una empresa que está en vanguardia con los cambios continuos del mercado y la globalización. Lo que significa que esta empresa está en constante cambio interno y lleva un crecimiento constante.

La administración de proyectos es de suma importancia debido a estos factores y a que si realizamos al tiempo justo cada etapa del proyecto podemos aumentar su efectividad y reducir los costos y detectar y anticiparse a los posibles problemas que se presenten durante la marcha.

Los administradores de proyectos deben de ser lo más efectivos posibles, ya que de ellos depende la efectividad del proyecto.

Algunos de los errores más comunes que pueden cometer los administradores de proyectos son los siguientes:

Los proyectos parten mal desde el mismo inicio. Generalmente los objetivos establecidos son ambiguos y, por ende, el alcance del proyecto no es claro. Además:

• No se identifican lo riesgos; y si se identifican, no se controlan ni se aplican planes de contingencia cuando estos se formulan.
• El equipo del proyecto no participa en la construcción de la estructura detallada de trabajo.
• No se identifican los interesados (stakeholders), y su grado de compromiso con el proyecto.
• No se establecen los criterios de aceptación.

Priva la rapidez por encima del pensamiento. Generalmente las teorías son desechadas en pro de la prisa, lo cual origina que se obtengan resultados erróneos, y por ende haya que realizar nuevamente el trabajo.

Se carece de una planificación, adecuando las actividades a medida que se desarrolla el proyecto. La planificación detallada resulta fundamental para la ejecución y el control; es la garantía del éxito del proyecto.

Ausencia de liderazgo en la dirección y gestión del proyecto. Generalmente el liderazgo aplicado es de carácter autoritario, coercitivo, no participativo.

Falta de motivación en el equipo de trabajo. Para que un equipo se sienta motivado debe tener claro los objetivos del proyecto, participar activamente en la construcción del programa de trabajo, y ser responsable de la calidad del producto final.

Según Carlos Acuña (Director Gerente de Proyect Management), la Administración de Proyectos abarca nueve  áreas de conocimiento:

1.    Alcance.

2.    Tiempo.

3.    Costos.

4.    Calidad.

5.    Gestión de Personas.

6.    Gestión de las Comunicaciones.

7.    Gestión de Riesgos.

8.    Gestión de Adquisiciones.

9.    Gestión de Integración.

Las técnicas que sustentan las buenas prácticas (por ejemplo, PMBOK del PMI y Prince2 y otras), han demostrado que son la forma eficiente para Dirigir y Gestionar Proyectos, cuando existe restricciones relacionadas tales como el alcance del proyecto, el tiempo relacionado con el inicio y termino del proyecto, la calidad esperada por los interesado y el costo autorizado para el desarrollo del proyecto y una nueva variable, el medio ambiente.

Para que un equipo se sienta motivado debe tener claro los objetivos del proyecto, participar activamente en la construcción del programa de trabajo que finalmente se traduce en la estructura detallada de trabajo y ser responsable de la calidad del producto o servicio final.