Fases de la Gestión de
Proyectos
En general, los tres elementos básicos a tener en cuenta
en un proyecto son: tiempo, recursos, y costes. Además podríamos añadir un
cuarto elemento: la calidad.
La Gestión de Proyectos se caracteriza por considerar conjuntamente estos elementos y consta de cuatro grandes fases:
2. Programación
4. Análisis y evaluación de los resultados
La Planificación de un proyecto
consiste, en esencia, en definir las actividades, estimar su duración
y definir los recursos necesarios. Después se realiza la programación, cuyo objetivo es la
obtención del calendario de ejecución del proyecto. Estas dos fases
son previas a la ejecución en sí del proyecto.
Tan
importante como esta primera fase es el control posterior, una vez que el
proyecto se pone en marcha. El Seguimiento y
control consiste en la obtención de los datos relativos a la
evolución real del proyecto, comparando éstos con la programación inicial,
tomando medidas correctivas cuando los hechos difieran de lo
previsto más de lo aconsejable. Por lo tanto, esta fase se desarrolla
mientras se lleva a cabo la ejecución del proyecto.
Por
último, una vez ha finalizado la ejecución del proyecto es
interesante realizar el análisis y
la evaluación de la
realización del proyecto: diferencias entre previsiones y duraciones reales de
las actividades, entre presupuesto y coste real, etc. Esta última fase es
crucial debido a que los principales inconvenientes en la Gestión de Proyectos
no son inherentes a las técnicas en sí, sino que provienen de la capacidad y
experiencia de los responsables. Por ejemplo, estimaciones de tiempo realistas,
buena distribución de recursos e información adecuada a todos los participantes
en el proyecto. En definitiva, analizar y evaluar los errores cometidos
proporcionará una experiencia valiosa al responsable para la planificación,
programación y control de proyectos futuros, aunque ya no tenga efecto
sobre el proyecto que acaba de finalizar. El estudio de esta fase se escapa del
alcance de este curso.
Planificación de un proyecto
El objetivo
de la planificación de proyectos es obtener una distribución de las actividades
en el tiempo y una utilización de los recursos que minimice el coste del
proyecto cumpliendo con los condicionantes exigidos de: plazo de
ejecución, tecnología a utilizar, recursos disponibles, nivel máximo de
ocupación de dichos recursos. Por tanto la planificación de proyectos es
una programación de actividades y una gestión de recursos para obtener un
objetivo de coste cumpliendo con los condicionantes exigidos por nuestro cliente.
En términos generales, Planificar un proyecto
consiste en definir los objetivos, el trabajo a realizar, los recursos
disponibles, el plazo y el presupuesto. Más concretamente, en la fase de
planificación debemos:
1. Definir el proyecto, especificando los
objetivos, recursos disponibles, tiempo necesario y presupuesto general.
2. Dividir el trabajo (fases, departamentos,
servicios,...).
3. Dividir el trabajo en actividades o tareas.
4. Representar
el diagrama de descomposición del trabajo adecuado.
5. Establecer las relaciones de precedencia entre
actividades.
6. Estimar la duración de las actividades
determinando los recursos implicados y estimando las necesidades de éstos por
parte de las actividades.
Por otra parte, programar es
establecer un calendario de ejecución del proyecto. Por tanto, una buena
programación debe tener en cuenta tiempos, recursos y costes.
Ejemplo de una planificación de un proyecto
1.
Determine las condiciones exactas para que el
proyecto sea finalizado o completado. Antes de que estén absolutamente claros
cuales son los objetivos del proyecto, no tiene sentido comenzar a estimar
cuanto tiempo llevará y/o cuánto costará. Desgraciadamente, muchos gerentes de
proyecto fallan al no examinar esta primera etapa crucial.
2.
Haga un inventario de todo el trabajo que se
requiere sea hecho con una estimativa del tiempo necesario para un único
miembro del equipo. Esto puede ser hecho en una sesión de planeamiento con
todos los miembros del equipo. Tareas que lleven mucho tiempo para terminar
necesitan ser partidas en tareas menores. El resultado es work breakdown
structure (WBS).
3.
Identifíquese todos los recursos necesarios para
ejecutar cada elemento terminal del WBS (cada tarea). En
este momento usted puede estimar el costo para entregar cada elemento terminal y,
consecuentemente, todo el proyecto (aproximación bottom-up).
4.
Decida si este plan tiene sentido, es decir, si los
costos justifican los beneficios. Modifique los objetivos y el trabajo como sea
necesario.
5.
Defina dependencias entre tareas. Algunas tareas
necesitan ser terminadas antes que otras tareas puedan comenzar. Poniendo las
tareas en orden de conclusión, un gerente de proyectos construye una red de
proyecto (diagrama PERT).
6.
Calcule el tiempo mínimo para ejecutar el proyecto:
es el trayecto más largo a través de la red del proyecto (PERT), desde el
comienzo del proyecto hasta su extremo final. Este trayecto se llama camino
crítico. Las otras tareas pueden ser hechas en paralelo al camino crítico, pero
cualquier atraso en las tareas del camino crítico resultará automáticamente en
el atraso del proyecto completo.
7.
Cree un cronograma de proyecto, por ejemplo, usando
un diagrama de Gantt.
8.
Haga un plan de gestión de riesgos y modifique el proyecto de acuerdo con
este plan.
9.
Obtenga el comportamiento de la organización al
iniciar la ejecución del proyecto.
Programación
de Proyectos
El proceso de programación integral de
proyectos mediante la utilización de las técnicas gráficas o de redes se
caracteriza por el desarrollo de una serie de etapas que permiten incorporar en
un solo análisis los factores tiempo y costo, para definir el punto óptimo de
ejecución de cada actividad en función tanto de la disponibilidad de recursos
físicos, humanos, financieros y de tiempo como del mínimo costo de ejecución.
En este
sentido, en el proceso general de programación se pueden distinguir dos grupos
de etapas o procesos específicos. Uno que consiste en obtener y preparar la
información a utilizar, y otro en el que se aplica esa información para lograr
el objetivo deseado.
En el primer
proceso específico se deberá obtener información relativa a:
- La
definición de todas y cada una de las actividades del proyecto, su duración y
necesidades de recursos físicos, humanos y financieros para la ejecución de
cada actividad del proyecto.
- La
definición de la secuencia o dependencia para la ejecución entre ellas.
Una vez
obtenida la información anterior, se puede desarrollar el segundo proceso
específico, en el cual se diagramarán las interrelaciones de las actividades
del proyecto, se asignarán los tiempos, se calcularán las fechas de ejecución
de cada una y las holguras o márgenes de tiempo disponibles para su
finalización.
La efectividad
de la programación requiere de una asignación óptima de los recursos a un
mínimo costo. Para ello, y con los antecedentes señalados en el párrafo
anterior ya elaborados, se procederá a definir el programa definitivo,
incluyendo la asignación de recursos financieros, humanos y materiales.
Se deberá, por
otra parte, presentar un programa que defina cómo se pretende llevar a cabo
todas las actividades requeridas para la ejecución del proyecto, de tal forma
que se obtenga una comprensión cabal de la magnitud e importancia de los
recursos involucrados en cada una de las actividades más importantes incluidas
en la ejecución del proyecto. Asimismo, deberán establecerse las entidades externas
y las unidades administrativas internas responsables de 1 ejecución de dichas
actividades y programar la aplicación y materiales necesarios para la
implementación del proyecto.
Bibliografía
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