JOSHUA WAGNER 11 - 0272
Ensayo Tema 3: Documentación del Proyecto. Manejo de las expectativas:
Una de las responsabilidades más importantes que
posee el Director de Proyectos en una organización es mantener un proyecto en
marcha. A los clientes no les gustan las sorpresas, en especial las que cuestan
tiempo y dinero. Por otra parte nuestra reputación esta en juego por lo que
tenemos que mantener a nuestros clientes satisfechos. Esto significa lograr un
equilibrio entre el cumplimiento de los objetivos del negocio de los clientes y
mantenerse realista al manejar los inevitables obstáculos que aparecerán en el
camino del proyecto.
Como cualquier persona que trabaja en el campo lo
sabe, algunos retrasos en los proyectos puede ser simplemente inevitable. Entonces,
¿cómo mantener a sus clientes felices? Todo gira entorno a que nuestra gestión
tiene que superar las expectativas de nuestros clientes, necesitamos una
excelente planeación y una evaluación continua y cuidadosa y que la
documentación se pueda utilizar para educar a nuestros clientes sobre el
proyecto. Estas medidas también sirven para mantener a los cliente bien
informado acerca de los factores, tanto dentro como fuera de su control que
puedan tener un impacto en su éxito. El objetivo será siempre reducir o
eliminar la posibilidad de que tengamos que entregar una noticia inesperada y
desagradable sobre el proyecto a nuestros clientes.
Pocos gerentes de proyectos disfrutan de organizar y
preparar la documentación necesaria para hacer bien el trabajo. Pero la buena
noticia es, que esto no tiene que ser tan difícil, por lo contrario, se hace
más fácil con el tiempo. A partir de un conjunto de plantillas las cuales se
pueden personalizar para cualquier tipo de proyecto que nos permiten construir
los documentos necesarios para llevar a cabo el proyecto de manera exitosa.
De acuerdo con el experto Karl Wiegers, un plan de
Gestión de Proyectos es un buen punto de partida.
Cuando le damos a nuestros clientes un Plan de Gestión
de Proyectos usted da a su cliente un plan de gestión de proyectos detallado al
inicio del proyecto mediante el cual se establece el alcance y los motivos del
mismo.
El plan es también el lugar para establecer metas y
objetivos, criterios de éxito, y los resultados principales del proyecto.
También podemos administrar las expectativas del
cliente, detallando todas las limitaciones conocidas que más adelante puedan
afectar el éxito del proyecto o los resultados de nuestros clientes. El plan de
gestión de proyectos también puede ayudarnos a informar a los cliente de
cualquier posible influencia negativa causada por eventos externos.
Como parte del plan, se puede definir como el
proyecto será organizado, incluyendo las interacciones y compromisos entre los
actores internos y externos. Al definir claramente el papel de cada actor y sus
responsabilidades podemos ayudar a evitar problemas de comunicación en el
transcurso del proyecto.
El plan también puede esbozar todos los requisitos
necesarios de recursos, formación y personal, junto con un plan de trabajo que
incluye los principales resultados y la programación.
Para aumentar la confianza de nuestros clientes
hacia nosotros podemos definir claramente las estrategias para vigilar e
informar sobre los avances del proyecto, la gestión del riesgo, y la resolución
de problemas a medida que salen a la luz.
El Plan de Gestión de Riesgo es otra forma de
administrar las expectativas de los clientes para hacerles saber que usted está
haciendo todo lo posible para gestionar cualquier riesgo que pueda afectar negativamente
al proyecto. Un riesgo por escrito estrategia de gestión asegura a su cliente
que usted ha pensado cuidadosamente cualquier escollo potencial del proyecto y
de manera proactiva a abordar antes de que puedan establecer el proyecto de nuevo.
El riesgo de resolución de la estrategia debe
incluir una metodología para monitorear el progreso. Estos riesgos deben ser
revisados continuamente a medida que cada tema se aborda y los nuevos elementos
se identifican. A medida que el proyecto en su conjunto entra en una nueva
fase, que puede tener sentido para revisar el plan de gestión del riesgo para
asegurar que nada se pasa por alto.
Para cada ejercicio, educar a los clientes acerca de
cómo el uso de recursos reales se compara con el tiempo y los costos estimados.
Considerar la inclusión de datos de consumo de recursos del ordenador, las
horas de trabajo, y los costos tanto a la fecha y desde el período del informe
anterior.
Tenga en cuenta, los indicadores por los cuales se
medirá el progreso ya que puede variar para cada proyecto.
Manejar las expectativas de su cliente trata de
mantener al mínimo las sorpresas, así que asegúrese de darle a su cliente
abundante información detallada y una oportunidad de hacer preguntas antes de
que los posibles problemas de convertirse en problemas mayores. Cada cliente
valora la honestidad, lo que podrá compartir las malas noticias.
Es muy veraz la informacion suministrada, ya que es fundamental o puede considerarse la columna vertebral de un proyecto definir los objetivos y las metas que se persiguen, ya que es en base a esta que se desarrollaran las tecnicas o estrategias para alcanzar los fines establecidos con anterioridad.
ResponderEliminarAl realizar o declarar los objetivos o metas, es necesario que las personas sean realistas, ya que de nada sirve plantear los objetivos sin tener oportunidades de alcanzarlos.
Wilaury Contreras
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