Programación
Realista. Estimación. Etapa de Planificación
Programación de proyectos
Muchas veces en la vida cotidiana hemos actuado de forma
planificada o en forma libre sin ningún plan o programa de actividades. Ejemplos podemos citar muchos, pero quizás
los relevantes son cuando nos preparamos para ir de vacaciones o cuando salimos
a dar un vuelta y en el camino vamos tomando decisiones de donde ir, donde
detenerse, cuando volver, etc.
Tal como lo habíamos mencionado un proyecto involucra
recursos financieros que cambian su valor con el paso del tiempo, los recursos
en general son escasos y su uso implica de inmediato un costo y por último
todos los interesados en un proyecto esperan que los compromisos se cumplan en
los plazos que en algún momento se establecieron.
Entre los aspectos fundamentales que hemos destacado en la
definición y realización de un proyecto esta la definición clara de sus
objetivos. En particular, los aspectos
relativos al logro y que pueden resumirse como:
El qué
--------> Meta
El cómo
--------> La forma o el
método
Con qué --------> Los recursos, físicos y financieros
Quiénes
--------> La mano de obra
(recurso humano)
Cuándo
--------> Fecha, plazo,
calendario, cronograma
Con cuánto -------->
presupuesto, gastos, flujo
La programación pasa a cumplir un rol muy importante, ya que
sería inconcebible un proyecto donde ocurrieran cosas como las siguientes:
No saber cuándo termina el proyecto
No saber que hacer si un trabajo se atrasa o no se termina
No saber si se puede dar inicio a un trabajo porque no se
sabe si los que lo preceden terminaron
No saber como cumplir con las fechas de entrega aún bajo la
condición de atraso de algún trabajo
Es por eso que la programación de un proyecto presenta las
siguientes ventajas:
Prevee situaciones
Define formas de actuar
Optimiza el uso de recursos
Evita mantener recursos ociosos
Minimiza costos de operación
Evita las sobrecontrataciones
Algunos autores dicen que la programación de un proyecto se
encuentra entre la frontera de la ciencia y del arte, ya que no existe una
forma única y tampoco una herramienta que por completo sea capaz de definir la
forma de realizar una actividad.
Las condiciones para realizar una actividad pasan por una
multiplicidad de factores de los cuales depende:
Tener una o varias actividades terminadas antes de iniciar
la siguiente
De disponibilidad y de costo de recursos humanos
De recursos financieros
De equipos
De transporte
De permisos
De trabajos acelerados, fuera de jornada laboral, etc.
Actividades o tareas repetitivas que usan los mismos recursos
y que durante su realización no generan nuevas actividades o dependen de otras
actividades para continuar, se deben considerar como una sola actividad.
Cuando dos actividades de la misma naturaleza (similares) se
realizan en distintos lugares, tienen distinto responsable o costos, entonces
deben tratarse como dos actividades.
A cada actividad debe asignarse un código de manera que
después se simplifique su localización en el diagrama de programación.
Es conveniente disponer para cada actividad de al menos dos
condiciones de realización (normal y acelerado), así como de los costos en cada
caso.
No existe una metodología única para el establecimiento de
las actividades, sus denominaciones, las interrelaciones por lo cuál
recomendamos la lectura de al menos una
Siempre que se programe un proyecto nos encontraremos con un
conjunto de actividades cuya suma de duraciones será igual a la duración del
proyecto (camino crítico) y sobre las cuales se tendrá especial cuidado en el
cumplimiento de sus plazos y en la eventualidad de atraso adoptar las medidas
correctivas para acelerar la actividad o las siguientes del camino crítico.
En general un atraso implica aumento de los costos, el
corregir un atraso también puede implicar un aumento de costos para acelerar
una o varias actividades. Los responsables del proyecto deben evaluar ambas
situaciones para tomar las decisiones que en general apuntan asumir el costo
menor, salvo que ciertos compromisos del proyecto obliguen a asumir costos
mayores para cumplir con los plazos prefijados.
¿Qué es la
Planificación?
• Planificación
es la etapa en la que se reúne información sobre el proyecto y se decide qué,
cómo, quién y cuándo se hará para producir cada entregable. El resultado es el
Plan de Proyecto, que servirá de documento base durante la fase de Ejecución.
Estimar los Recursos
de las Actividades
Proceso de “Estimar los Recursos de las Actividades”:
• Determina qué recursos y en qué cantidad deben ser
utilizados para realizar las actividades del proyecto.
• Los recursos pueden ser:
– Humanos: Personal cualificado o no cualificado.
– Materiales: Equipamiento, hardware…
• La planificación de recursos está muy relacionada con la
estimación de costes.
Estimar los Recursos
de las Actividades: Salidas
• Los elementos de entrada de este proceso son:
– la lista de actividades
– listado de recursos (potencialmente) disponibles
• Como salida se produce un documento de requisitos de
recursos:
– Indica qué recursos son necesarios para cada actividad
identificada (requisitos de recursos)
– Pueden ser asignados internamente o adquiridos externamente
– Resource Breakdown Structure: Estructura jerárquica de
recursos por tipo y categoría.
Estimar la Duración
de Actividades
Proceso de “Estimar
la Duración de las Actividades”
• Asocia un tiempo de duración estimado a cada actividad.
• El tiempo depende de los recursos disponibles, por lo que
es necesario considerar este factor.
• Juicio experto: Estimación emitida por expertos enbase a
su experiencia.
• Estimación análoga: Estimación comparando con un proyecto
similar ya acabado.
• Estimación paramétrica: Cantidad de trabajo * productividad.
• Estimación a tres puntos: Media del valor pesimista, optimista
y más probable.
• Análisis de reserva (contingencia): Tiempo extra añadido
para mitigar riesgos identificados. Nunca mecánicamente y sin criterio.
REFERENCIAS:
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