Tema 2: Principios del Project Management por William Veloz 11-0335

Tema 2: Principios del Project Management por William Veloz 11-0335

De acuerdo al video que tuve la oportunidad de ver y con el cual concuerdo, creo que dentro de los principios más importante de una administración de proyectos efectiva está el balancear el tiempo, calidad y costo eficientemente. Pero además, estas tres variables están relacionadas directamente. ¿Por qué? Esto por varias razones que veremos a veremos a continuación.

Hablemos primero de tiempo; si nos preguntamos cuando necesitamos entregar el proyecto y que tan urgente podremos tener un efecto mayor en la importancia de ese aspecto durante el proyecto. Con relación al tiempo es bueno tener claro que todos tenemos la misma cantidad de tiempo al día, hace parte de nuestra inteligencia organizativa y gerencial saber cómo optimizamos nuestras horas de trabajo para cumplir a tiempo con nuestras responsabilidades. Debemos entender que el tiempo simplemente es, no se puede prestar, no se puede devolver, no se puede guardar, por lo que es un recurso que se debe aprovechar justo ahora y acá, de allí la importancia de la programación de actividades.

Toda actividad requiere un tiempo, no existen actividades sin tiempo porque el tiempo solo existe, no solo es indispensable simplemente no somos sin tiempo, por lo tanto debemos valorarlo en cada una de nuestras actividades. También que el tiempo no tiene sustituto, no lo podemos reemplazar con otro recurso, es una variable que siempre hay que tener en cuenta a la hora de trazarnos un plan.

El tiempo siempre va hacia adelante, el tiempo no pasado no vuelve a pasar, como va solo en una dirección debemos usarlo de la mejor forma posible de modo que cuando se hayan cumplido nuestro tiempo solo tengamos nuestras metas cumplidas. Como se agota a cada segundo hay que dosificarlo y planificarlo para que sea aprovechado debidamente de acuerdo a las metas propuestas.

Entremos ahora en la calidad; ya que si sabemos qué clase de calidad necesitamos entregar, los estándares mínimos que debemos cumplir, y podemos relacionar eso con el tiempo a través de la pregunta ¿podremos entregar esa calidad en el tiempo provisto? Entonces tendremos una visión mucho más despejada de cómo debemos comenzar a planificar y delimitar nuestro proyecto. Poder gestionar eficientemente la calidad es uno de los procesos claves de planeación del proyecto y debe ser realizado regularmente en paralelo con otros procesos de planeación. Esto porque el costo de  prevenir errores es generalmente mucho menor que el costo de corregirlos cuando son encontrados por inspección.

El beneficio fundamental de satisfacer requerimientos de calidad es minimizar el hecho de realizar de nuevo parte del trabajo. Esto se traduce en  mayor productividad, menores costos e incremento de satisfacción del cliente. Por eso debemos hacer lo que se conoce como un plan de gestión de calidad que describe cómo implementará el equipo de dirección del proyecto la política de calidad de la organización ejecutante. El plan de gestión de calidad es un componente o un plan secundario del plan de gestión del proyecto. El contenido del plan de gestión de calidad variará de acuerdo con el área de aplicación y la complejidad del proyecto.

Es entonces cuando entra el costo y la incógnita de cuanto recursos disponibles tenemos para entregar dicha calidad en ese tiempo. Es la gestión de costos la que asegura que las tareas se lleven a cabo dentro de los rangos económicos definidos, es decir del presupuesto del proyecto o recursos asignados para la actividad correspondiente. La estimación de costos de las actividades del cronograma implica desarrollar una aproximación de los costos de los recursos necesarios para completar cada actividad del cronograma. Al hacer la aproximación de los costos se debe considerar las posibles causas de variación, incluyendo los riesgos.

Vinculamos entonces la calidad y el costo donde podemos decir que el costo fundamental de satisfacer requerimientos de calidad corresponde a costos asociados a las actividades ligadas a la gerencia de calidad del proyecto. Es innegable que los beneficios de gestión de calidad justifican ampliamente los costos.

Para completar bien la idea debemos tener claro otro principio fundamental en la administración de proyectos, las entregas. Es esencial delinear los elementos que queremos entregar.

Otro aspecto a considerar son las cosas que asumimos, debemos escribir todo y con los pies sobre la tierra tratar de buscar la madera de que eso que asumimos sea realidad y los elementos que debemos realmente utilizar para poder poner las cosas en su lugar y concretar esa idea que tenemos. Por esto es bueno ser lo más honesto posible sin engañarnos nosotros mismos para “quedar bien”, por el contrario, debemos ser prácticos y hasta compartirlas con un colega o el equipo.  

En conclusión, podemos decir que si podemos lograr una mezcla optima de todo estos principios, esencialmente del tiempo, calidad y costo podremos lograr realizar un proyecto con bases sólidas y realistas, tanto para los que lo van a ejecutar como para los que esperan resultados.