viernes, 21 de junio de 2013

Retos de la Gerencia de Proyectos

 www.slideshare.net/jennylayme/gerencia-de-proyectos-1-369392
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He aquí algunos de los retos de la gerencia de proyectos, y lo que en mi opinión puede ser una estrategia de solución.
Retos
1.    Equipos geográficamente dispersos. Hoy en día es muy común tener proyectos dispersos. Las compañías globales no limitan sus proyectos a la disponibilidad de recursos locales y disponen de su capacidad productiva. Sumado a esto encontramos empresas dedicadas al offshoring u outsourcing, lo que hace aún más común este escenario.

2.    La herramienta equivocada para el trabajo. Muy a pesar de la tendencia de trabajo globalizado, el uso de herramientas standalone o de escritorio es muy popular Microsoft Project y Microsoft Excel son aplicaciones que se usan abiertamente para el seguimiento y control de los proyectos, curiosamente ninguna de estas esta diseñada para trabajo colaborativo o disperso. Acaso muchos de nosotros recibimos archivos por correo electrónico? o estos archivos son cargados en un servidor y un correo es enviado con la frase “en la URL xx puedes encontrar el archivo”?

3.    Mala administración de los miembros del equipo y los recursos. Por muchas razones esto sucede, puede ser por mala planeación al interior del proyecto ó por problemas de planeación y/o disponibilidad de recursos en la compañía. Esto sucede muy a menudo cuando la demanda es superior a dos factores: la capadidad operativa y la organización (orden y formalidad de los procesos).

4.    Tiempo perdido en busca de la documentación perdida. Para muchos, la oficina de proyectos es sólo una oficina más. Muchas de estas oficinas no se han tomado la molestia de organizar sus activos y formalizar la documentación de modo tal que los gerentes de proyecto tengan acceso a esta información de manera rápida y eficiente. Dado que las herramientas utilizadas en la mayoría de proyectos es una herramienta de escritorio, disponer de la información que permita simplificar u optimizar procesos y actividades a futuro es dispendiosa por demás compleja.
5.    Tiempo perdido en reuniones de seguimiento -reunióncitis crónica. Los problemas de comunicación se hacen evidentes ante los puntos mencionados. La mayoría de los casos estas reuniones son repetitivas pero apuntan a diferentes grupos dentro de la organización. Ejemplos: reunión técnica de seguimiento, reunión de seguimiento, reunión con los jefes, reunión con el cliente, etc.

La solución
La solución no es más que la utilización de herramientas adecuadas que faciliten la interacción entre los individuos. Como gerentes de proyecto es difícil modificar las condiciones externas al proyecto que son inherentes a la cultura organizacional -como asignar el mismo recurso a varios proyectos porque “es que el chino es un berraco” o modificar el grupo de trabajo porque “este proyecto es de prioridad UNO” -que no es mas que otra cosa que, el cliente se aburrio de nosotros asi que hay que simular que somos los mas proactivos.
La solución supone una estrategia, más alla que un producto, cada organización tiene diferentes necesidades y diferente infraestructura tecnológica que supone modificaciones en la percepción sobre las aplicaciones. No obstante surgen simples soluciones como elGoogle Sites, o Google Code, SourceForge entre otros. Las herramientas existen, incluso Drupal, un administrador de contenido web (WCMS) puede ser utilizado como herramienta de comunicación y gestión de la información. El seguimiento del esfuerzo puede ser manejado mediante herramientas simples como XPlanner.

La clave del éxito es garantizar que las iniciativas se consolidan en una solución simple de usar, fácil de integrar y omnipresente.
José González
11-0617

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