El Gerente de proyecto
ofrece nuevas alternativas de organización
Carlos Diaz 11-0922
Este trabajo presenta
varios puntos referentes a la administración de proyectos y a la
persona encargada de conducirlos hacia un fin exitoso. Se exponen el
significado de la administración de proyectos dentro de las
organizaciones actuales, su importancia, funciones y se explica por
qué se le considera una solución al problema surgido del incremento
de operaciones, dentro de las actividades que llevan a cumplir un
objetivo.
La administración de
proyectos implica una gran importancia, por lo que es usada en una
gran diversidad de campos; desde proyectos espaciales, en bancos, en
desarrollo de sistemas en computadora, en procesamiento de
hidrocarbono, en la industria petroquímica, en telecomunicaciones,
en defensa nacional, etc.
Los cambios tecnológicos,
la necesidad de introducir nuevos productos al mercado, las
cambiantes exigencias de los consumidores de productos, entre otras
cosas, incrementan el fluido de operaciones en una organización,
provocando que los métodos de administrativos convencionales sean
inadecuados. Por esta razón la administración de proyectos es
importante, ya que ofrece nuevas alternativas
de organización.
Sirve para aprovechar de
mejor manera los recursos críticos cuando están limitados en
cantidad y/o tiempo de disponibilidad. También ayuda a realizar
acciones concisas y efectivas para obtener el máximo beneficio.
La administración
procura siempre el máximo aprovechamiento de los recursos, mediante
su utilización eficiente. Las principales funciones de la
administración se engloban en planeación, organización, dirección
y control. Durante la planeación se decide anticipadamente qué,
quién, cómo, cuándo y por qué se hará el proyecto. Las tareas
más importantes de la planeación son determinar el status actual de
la organización, pronosticar a futuro, determinar los recursos que
se necesitarán, revisar y ajustar el plan de acuerdo con los
resultados de control y coordinar durante todo el proceso de
planeación. La organización realiza actividades en grupo, de
asignación y asesoramiento, y proporciona la autoridad necesaria
para llevar a cabo las actividades.
Dentro de esta etapa se
identifica, define y divide el trabajo a realizar, se agrupan y
definen los puestos, se proporcionan los recursos necesarios y se
asignan los grados de autoridad.
El siguiente paso es la
dirección, la cual sirve para conducir el comportamiento humano
hacia las metas establecidas.
Aquí se comunican y
explican los objetivos a los subordinados, se asignan estándares, se
entrena y guía a los subordinados para llegar a los estándares
requeridos, se recompensa el rendimiento y se mantiene un ambiente
motivacional.
Por último se encuentra
el control, que se encarga de medir el rendimiento obtenido en
relación a las metas fijadas. En caso de haber desviaciones, se
determinan las causas y se corrige lo que sea necesario.
El administrador de
proyectos puede ser definido como el individuo que cumple con la
tarea de integrar los esfuerzos dirigidos hacia la ejecución exitosa
de un proyecto específico. Esta persona enfrenta un conjunto de
circunstancias único en cada proyecto. El administrador de proyectos
es una extensión del administrador general de una organización.
El administrador de
proyectos opera independientemente de la cadena de mando normal
dentro de la organización. Debe dirigir y evaluar el proyecto;
también planear, proponer e implementar políticas de administración
de proyectos, asegurar la finalización del proyecto mediante
compromisos contractuales.
Otras tareas que debe
cumplir son desarrollar y mantener los planes del proyecto, darle una
calendarización y financiamiento adecuados al proyecto y evaluar y
reportar su avance.Debe resolver los problemas a través de
decisiones orientadas al objetivo.
Además, el administrador
de proyecto debe resolver las siguientes preguntas:
* ¿ Qué se va a hacer ?
* ¿ Cuándo se va a
hacer ?
* ¿ Por qué se va a
hacer ?
* ¿ Cuánto dinero está
disponible para hacerlo ?
* ¿ Qué tan bien se
está haciendo el proyecto ?
La posición del
administrador de proyectos es importante porque las organizaciones
modernas son muy complejas como para excluir una administración
efectiva y más específica usando estructuras y relaciones
organizacionales tradicionales.Además, esta persona provee el
liderazgo necesario para que la cadena de proyectos fluya dentro de
la red organizacional.
C O N C L U S I O N E S
Después de haber
realizado este trabajo, se puede observar que las organizaciones
actuales, debido a su complejidad de operaciones, recursos y manejo,
requieren un tipo de administración un poco más enfocada a metas
específicas.
La administración de
proyectos es una respuesta a esta necesidad, teniendo como ayuda a
una persona encargada de coordinar todo el proceso. Esta persona es
el administrador de proyectos, quien es una extensión del
administrador general.
Mientras que el
administrador de proyectos se encarga de propósitos específicos, el
administrador general puede delegar responsabilidades y desempeñar
mejor su trabajo dentro de toda la organización.
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