La WBS o Estructura de Descomposición del Trabajo como Factor de Éxito en un Proyecto

La WBS o Estructura de Descomposición del Trabajo como  Factor de Éxito en un Proyecto

Laura Patricia Cepeda Alvarez 11-0329

Recursos:  EDT Estructura de descomposición del trabajo de XgingerproX ( Youtube)

                  Secretos para Dominar la WBS en Proyectos Reales por Liliana Buchtik (Youtube)

Muchos proyectos fracasan porque,  sus directores y miembros no formulan una estructura de descomposición de trabajo correcta, o  inician el proyecto sin formular  esta.

La WBS es muy importante, no porque sea un crono-grama de trabajo sino porque  mencione que trabajo debe de ser ejecutado por el equipo para lograr los objetivos. De acuerdo con los autores consultados,  las Estructura de descomposición del trabajo  no es más que una descomposición  jerárquica orientada a los entregables, (documentos  a disposición del equipo de trabajo para mantenerse informado sobre los aspectos del proyecto),  del trabajo a ser ejecutado por el equipo del proyecto.

 Los WBS  forman parte de la definición del alcance del proyecto,  estos explican que se necesita hacer para logar el cumplimiento de los objetivos pero no en qué orden.   

Para realizar una buena estructura de descomposición del trabajo es necesario cumplir con las siguientes reglas:

·         La WBS debe incluir todas las actividades del proyecto así como los entregables.

·         No debe haber sopla miento de trabajo entre cualesquiera dos elementos de la WBS del mismo nivel.

·         Debemos pensar en la WBS en términos de resultados no en las acciones a realizar.

·         Nivel de de Detalle:

·         Ninguna actividad que produzca un entregable debe superar las 80 horas

·         Periodo de información: es el tiempo específico para generar informes del proyecto.

·         Utilizar el sentido común para saber si hay que seguir de  subdividiendo.

Muchas veces los proyectos fracasan porque no se tiene una buena WBS cumpliendo las reglas, en primera instancia esta que la mayoría de emprendedores no manejan bien los conocimientos para la gestión de proyectos por ende tampoco conocen que es el WBS.

Otros a su vez no entienden bien que es el WBS, y lo conceptualizan como un cronograma del proyecto, una lista de tareas ordenadas de manera cronológica, cuando no es así , ya que esta descomposición solo contiene que se debe de hacer, pero no especifica ni el cuándo ni el cómo. También está la creencia de muchos de que la WBS es una lista exhaustiva de trabajo,  cuando en realidad esta es una clasificación del alcance del proyecto.

Otro error muy común por los cuales  falla un proyecto por desconocimiento de lo que es una WBS, es que los administradores creen que  esta es una jerarquía de la organización, o una jerarquía de quien dirige el proyecto o los equipos de proyectos cuando no es así.

De acuerdo con la Lic. Liliana Buchtik, autora del Bestseller de PMI : Secrets of Mastering WBS,  muchas veces los proyectos fallan  porque  no se tiene una  conceptualización adecuada del proyecto por carencia de una WBS.

Los proyectos  no son exitosos   porque ocurren muchos cambios de alcances, y uno de los factores que ayudan a definir el alcance es WBS.  Muchas veces los Project managers  no definen bien el alcance.

Otra razón por la cual fallan es porque no definen  los  alcances,  empiezan a trabajar sin aprobar los alcances, nunca nos tomamos el tiempo para planificar.

La WBS es un factor influyente del éxito de un proyecto ya que clarifica que es lo que hay que entregar, el alcance del proyecto y permite la formulación de cronogramas y de mantener en claro  los objetivos del proyecto. Si no se tiene una buena planificación de WBS entonces tampoco tenemos un buen alcance y sin alcance no vamos a tener unos buenos presupuestos, un buen cronograma, un buen manejo de los recursos y  tampoco tendremos un buen equipo de recursos humanos o puede que lo tengamos pero este no va a rendir como debería pues desconoce los límites y alcances del proyecto.

Otra razón por la cual la WBS influye en el éxito del proyecto  es que evita la confusión,  sin confusión el proyecto fluye de manera corrida, sin  problemas, toda la información fluye de manera rápida y precisa.  Es cierto  que la WBS  y las listas de tareas y cronogramas confunden,  , ya que la WBS dice que tenemos que entregar y los documentos entregables mientras que lo demás tiene que ver con las tareas.

Otra razón por la cual fallan los proyectos es porque siempre las personas dejan la literatura a un lado, sin  ponerla a la practica la PMI y la PMBOK tienen lineamientos y materiales que ayudan a planear  y a gestionar un proyecto sin embargo las personas sobre todo los managers que no están  especializados en el área, leen los materiales pero no los ponen en práctica.

 En conclusión la WBS es una herramienta que forma parte de la gestión de  proyectos, y es muy importante tenerla en cuenta, pero  las personas no la toman en cuenta por el simple hecho de que  la confunden con una lista de tareas o un cronograma, cuando la realidad es que esta herramienta lo que nos permite es determinar  que debemos entregar y que alcance va a tener nuestro proyecto.