tema 3 del aula virtual Riesgos en un proyecto

Universidad Iberoamericana                                                                                                       (UNIBE) 

Administración de Empresas

Seminario Administración de Proyectos-  AD7313                                                                                                      Sección 02

Josefina Pepín

“Riesgos de un Proyecto”

Brigitte Saint-Hilaire Ricart                                                                                                                          11-0282

Santo Domingo, DN. Rep. Dom.                                                                                                               18 de julio del 2013

Introducción.

La Real Academia de la Lengua Española define el riesgo como la Contingencia o proximidad de un daño. En sentido estricto, el riesgo implica solamente la posibilidad de sufrir daño o pérdida. En el contexto del proyecto, la identificación del riesgo también se refiere a las oportunidades (resultados positivos) así como las amenazas (resultados negativos). La administración de riesgos son los medios a través de los cuales la incertidumbre se maneja de forma sistemática, para aumentar la probabilidad de lograr los objetivos del proyecto.

Un riesgo es el factor que puede influir de forma negativa o positiva en el éxito del proyecto.  Existen distintos tipos de riesgos los cuales pueden ocurrir al no realizar un estudio detallado de todo el proceso por el cual transcurre un proyecto. Los riesgos en ocasiones se pueden convertir en un beneficio para el proyecto por lo que es de gran importancia identificarlos, las consecuencias que puede traer y como dar solución a este durante el proceso de desarrollo del proyecto. 

El Proceso de Gestión de Riesgos de Proyectos describe las necesidades de identificar, evaluar, documentar y administrar los riesgos de un proyecto que pueden o no tener un impacto en los costos, tiempos, recursos y el plan del proyecto.

Los objetivos de la Gestión de Riesgos del Proyecto son aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos adversos para el proyecto.

Un riesgo puede tener una o más causas y, si se produce, uno o más impactos.

El riesgo del proyecto tiene su origen en la incertidumbre que está presente en todos los proyectos. Los riesgos desconocidos no pueden gestionarse de forma proactiva, y una respuesta prudente del equipo del proyecto puede ser asignar una contingencia general (presupuesto) contra dichos riesgos.

La Identificación de Riesgos es un proceso iterativo porque se pueden descubrir nuevos riesgos a medida que el proyecto avanza a lo largo de su ciclo de vida.

¿Cuáles son las etapas en la Gestión del Riesgo?

- Planificación de la Gestión de Riesgos
Decidir cómo enfocar, planificar y ejecutar las actividades de gestión de riesgos para un proyecto.

- Identificación de Riesgos
Determinar qué riesgos pueden afectar al proyecto y documentar sus características.

- Análisis Cualitativo de Riesgos
Priorizar los riesgos para realizar otros análisis o acciones posteriores, evaluando y combinando su probabilidad de ocurrencia y su impacto.

- Análisis Cuantitativo de Riesgos
Analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados en los objetivos generales del proyecto.

- Planificación de la Respuesta a los Riesgos
Desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto.

- Seguimiento y Control de Riesgos
Realizar el seguimiento de los riesgos identificados, supervisar los riesgos residuales, identificar nuevos riesgos, ejecutar planes de respuesta a los riesgos y evaluar su efectividad a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

¿Qué pasos debería seguir a la hora de gestionar riesgos?

Es importante gestionar un plan de comunicación entre los integrantes del proyecto en todos los niveles (sponsors, líderes del proyecto, referentes de áreas, departamentos que se verán afectados negativamente o positivamente en el proyecto, etc.).

Al considerar una propuesta de proyecto, es primordial comprender cualquier posible problema que pudiera generar costos excesivos, forzar la duración original del proyecto o comprometer el objetivo del proyecto.

Trabajar dentro de un marco de gestión permite generar acciones preventivas y correctivas, siempre y cuando el costo no supere el impacto que podría generar si el riesgo se produce.

¿Qué implica la gestión de riesgos del proyecto?

Identificar, documentar, priorizar, evaluar los riesgos y su correspondiente mitigación.

Mantener una lista de riesgos y ponderarlos (asignarles un valor de importancia) en una matriz de riesgo es el objetivo. Considerar la probabilidad de ocurrencia y el impacto son factores claves en este momento. Es ideal manejar una tabla de valores (1, 2 y 3), por ejemplo Baja, Media y Alta, y sus respectivos colores de semáforo (Verde, Amarillo y Rojo) para identificar prioridades.

Es una buena práctica la “Categorización de Riesgos” e identificar los riesgos que afectan a cada categoría. Una vez que se cuenta con una matriz de riesgos completa, pasamos a la segunda fase de la gestión de riesgos, “Plan de Mitigación y Contingencia”.

Es el momento cuando decidimos el plan de acción que tomaremos con cada riesgo, por ejemplo;

• Aceptarlo y convivir con él ya que es más costoso el plan de contingencia que el impacto del riesgo.
• Mitigarlo es buscar una alternativa en caso de que se materialice el problema.
• Transferir o trasladar el impacto negativo de una amenaza, junto con la propiedad de la respuesta, a un tercero. Transferir el riesgo simplemente da a la otra parte la responsabilidad de su gestión; no lo elimina.
• Compartir un riesgo positivo implica asignar la propiedad a un tercero que está mejor capacitado para capturar la oportunidad para beneficio del proyecto.
• Identificar el “disparador” del plan de contingencia para acceder a la solución propuesta.

El Análisis Cualitativo de Riesgos es normalmente una forma rápida y rentable de establecer prioridades para la Planificación de la Respuesta a los Riesgos, y sienta las bases para el Análisis Cuantitativo de Riesgos, si fuera necesario. Deberá ser revisado continuamente durante el ciclo de vida del proyecto para que esté actualizado con los cambios en los riesgos del proyecto.

El Análisis Cuantitativo de Riesgos analiza el efecto de esos riesgos y les asigna una calificación numérica. También presenta un método cuantitativo para tomar decisiones en caso de incertidumbre.

Durante el ciclo de vida del proyecto, incluso en la etapa de evaluación del proyecto (viabilidad de realizar el proyecto), es necesario administrar los riesgos para conocer tempranamente cuál es el impacto que tendría un riesgo si este finalmente ocurriera.

¿Por qué es importante identificar los Riesgos?

La identificación de riesgos permite;

• Conocer exposiciones que aceptamos (en caso de no tomar medidas sobre algún riesgo).
• Planificar acciones para gestionar parte o la totalidad del riesgo.
• Estimar las acciones de gestión de los riesgos, en tiempo y esfuerzos.
• Maximizar la probabilidad de éxito del proyecto previendo acciones en forma proactiva.
• Minimizar lo inesperado reduciendo probabilidad e impacto de los riesgos identificados.
• El responsable del proyecto pueda tomar decisiones para aceptar, mitigar o reaccionar frente a riesgos en caso de convertirse en un problema.

¿Por qué crear y actualizar un Informe de Riesgo del Proyecto?

Es fundamental para conseguir los siguientes resultados;

• Listado de los miembros del Equipo de Identificación de Riesgo.
• Riesgos, con sus respectivas Exposiciones.
• Valor General de Riesgo del Proyecto (Sumatoria de todas las Exposiciones identificadas).
• Estimación de esfuerzo del Plan de Gestión de Riesgo.
• Variación entre esta estimación y su asignación de presupuesto.

Puede que no existan riesgos significativos, y que no se requiera un Plan de Gestión de Riesgo debiendo indicarse en el Informe de Riesgo del Proyecto.

Conclusiones.

Como cualquier otra áreas de gestión, la gestión de riesgos demanda esfuerzo de todo el equipo. Esfuerzo que se multiplica ya que en general no tenemos herramientas estándar, con lo que en un primer momento no estamos seguros ni nos sentimos cómodos con ellas hasta que las utilizamos

En cada proyecto, el líder y el sponsor deben generar reuniones frecuentes para tratar los posibles riesgos del proyecto.

Identificar a los stakeHolders (involucrados) claves del proyecto e invitarlos a participar de forma temprana, es fundamental. Nos permitirá obtener una visión de alto nivel del proyecto y sus relaciones.

Identificar y cuantificar los riesgos antes de que se materialicen (conviertan en problemas). Gestionar un presupuesto y plan de contingencia en caso de aceptar o mitigar los riesgos. De esta forma, minimizamos las probabilidades de desvíos en los proyectos por cuestiones de incertidumbre con alto impacto.

Desarrollar opciones y determinar acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto.

 Bibliografía.

• Guillen, Luis. (2013) Reconocer y Manejar Riesgos de Proyectos. Recuperado de: http://www.slideshare.net/luisferguillen/reconocer-y-manejar-riesgos-de-proyectos

• UNAD. (2008) Administración de Riesgos. Recuperado de: 

http://calidad.unad.edu.co/documentos/sgc/meci/Administracion_del_Riesgo.pdf