Universidad Iberoamericana (UNIBE)
Administración de Empresas
Seminario Administración de Proyectos- AD7313 Sección 02
Josefina Pepín
“Fundamentos Administración de Proyectos / Fase de Planificación /
Programación Realista”
Brigitte Saint-Hilaire Ricart 11-0282
Santo Domingo, DN. Rep. Dom. 18 de junio del 2012
1. Fundamentos Administración de Proyectos.
La administración de proyectos viene a ser la manera de como los administradores emplean sus conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para la realización de un proyecto, en donde van a toman en cuenta el tiempo, capital, materiales, recursos humanos y tecnología, y así poder llegar al objetivo del proyecto.
La gestión de proyectos es una disciplina de gestión que se está implantando de forma generalizada en el entorno empresarial y consiste en la aplicación de conocimientos, metodologías, técnicas y herramientas para la definición, planificación y realización de actividades con el objeto de transformar objetivos o ideas en realidades. De forma general, se puede considerar a la gestión de proyectos como una aproximación sistemática y estructurada a como las organizaciones gestionan sus actividades no recurrentes.
La administración de proyectos es el proceso de combinar sistemas, técnicas y personas para completar un proyecto dentro de las metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad.
El uso de técnicas de administración de proyectos puede parecer una carga adicional, sin embargo, ahorra tiempo y dinero a largo plazo.
Un proyecto es una secuencia de tareas con un principio y un final limitados por el tiempo, los recursos y los resultados deseados. Esto es, el proyecto tiene un resultado deseado, una fecha límite y un presupuesto (personal, suministros y dinero).
Cinco características de los proyectos:
1. Un proyecto tiene principio y fin definidos.
2. Los proyectos usan recursos (personas, tiempo, dinero).
3. Los resultados del proyecto tienen metas específicas de calidad y desempeño.
4. Los proyectos siguen una planeación
5. Un proyecto incluye un equipo de personas.
Cinco fases de la administración de proyectos:
1. Inicio
2. Planeación
3. Ejecución
4. Control
5. Conclusión
La administración de proyectos viene a ser la manera de como los administradores emplean sus conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para la realización de un proyecto, en donde van a tomar en cuenta el tiempo, capital, materiales, recursos humanos y tecnología, y así poder llegar al objetivo del proyecto.
Para poder llegar al objetivo del proyecto, tenemos que emplear una planeación, organización, dirección, control, y así poder satisfacer los requerimientos del proyecto.
Sacado de:
I N T R O D U C C I Ó N
Este trabajo presenta varios puntos referentes a la administración de proyectos y a la persona encargada de conducirlos hacia un fin exitoso.
Se exponen el significado de la administración de proyectos dentro de las organizaciones actuales, su importancia, funciones y se explica por qué se le considera una solución al problema surgido del incremento de operaciones, dentro de las actividades que llevan a cumplir un objetivo.
También se hace mención al papel que cumple un administrador de proyectos dentro de una organización y las tareas que lleva a término para la realización de las metas propuestas.
¿ QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS ?
Es la planeación, organización, dirección y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo.
También se dice que la administración de proyectos ocurre cuando se da un énfasis y una atención especial para conducir actividades no repetitivas con el propósito de lograr un conjunto de metas.
Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actúan como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnología.
IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
La administración de proyectos implica una gran importancia, por lo que es usada en una gran diversidad de campos; desde proyectos espaciales, en bancos, en desarrollo de sistemas en computadora, en procesamiento de hidrocarbono, en la industria petroquímica, en telecomunicaciones, en defensa nacional, etc.
Los cambios tecnológicos, la necesidad de introducir nuevos productos al mercado, las cambiantes exigencias de los consumidores de productos, entre otras cosas, incrementan el fluido de operaciones en una organización, provocando que los métodos de administrativos convencionales sean inadecuados. Por esta razón la administración de proyectos es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de organización.
Sirve para aprovechar de mejor manera los recursos críticos cuando están limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad. También ayuda a realizar acciones concisas y efectivas para obtener el máximo beneficio.
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
La administración procura siempre el máximo aprovechamiento de los recursos, mediante su utilización eficiente. Las principales funciones de la administración se engloban en planeación, organización, dirección y control.
Durante la planeación se decide anticipadamente qué, quién, cómo, cuándo y por qué se hará el proyecto. Las tareas más importantes de la planeación son determinar el status actual de la organización, pronosticar a futuro, determinar los recursos que se necesitarán, revisar y ajustar el plan de acuerdo con los resultados de control y coordinar durante todo el proceso de planeación.
La organización realiza actividades en grupo, de asignación y asesoramiento, y proporciona la autoridad necesaria para llevar a cabo las actividades.
Dentro de esta etapa se identifica, define y divide el trabajo a realizar, se agrupan y definen los puestos, se proporcionan los recursos necesarios y se asignan los grados de autoridad.
El siguiente paso es la dirección, la cual sirve para conducir el comportamiento humano hacia las metas establecidas.
Aquí se comunican y explican los objetivos a los subordinados, se asignan estándares, se entrena y guía a los subordinados para llegar a los estándares requeridos, se recompensa el rendimiento y se mantiene un ambiente motivacional.
Por último se encuentra el control, que se encarga de medir el rendimiento obtenido en relación a las metas fijadas. En caso de haber desviaciones, se determinan las causas y se corrige lo que sea necesario.
¿ QUÉ ES EL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS ?
El administrador de proyectos puede ser definido como el individuo que cumple con la tarea de integrar los esfuerzos dirigidos hacia la ejecución exitosa de un proyecto específico. Esta persona enfrenta un conjunto de circunstancias único en cada proyecto.
El administrador de proyectos es una extensión del administrador general de una organización.
FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS
El administrador de proyectos opera independientemente de la cadena de mando normal dentro de la organización. Debe dirigir y evaluar el proyecto; también planear, proponer e implementar políticas de administración de proyectos, asegurar la finalización del proyecto mediante compromisos contractuales.
Otras tareas que debe cumplir son desarrollar y mantener los planes del proyecto, darle una calendarización y financiamiento adecuados al proyecto y evaluar y reportar su avance.
Debe resolver los problemas a través de decisiones orientadas al objetivo.
Además, el administrador de proyecto debe resolver las siguientes preguntas:
* ¿ Qué se va a hacer ?
* ¿ Cuándo se va a hacer ?
* ¿ Por qué se va a hacer ?
* ¿ Cuánto dinero está disponible para hacerlo ?
* ¿ Qué tan bien se está haciendo el proyecto ?
IMPORTANCIA DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS
La posición del administrador de proyectos es importante porque las organizaciones modernas son muy complejas como para excluir una administración efectiva y más específica usando estructuras y relaciones organizacionales tradicionales.
Además, esta persona provee el liderazgo necesario para que la cadena de proyectos fluya dentro de la red organizacional.
C O N C L U S I O N E S
Después de haber realizado este trabajo, se puede observar que las organizaciones actuales, debido a su complejidad de operaciones, recursos y manejo, requieren un tipo de administración un poco más enfocada a metas específicas.
La administración de proyectos es una respuesta a esta necesidad, teniendo como ayuda a una persona encargada de coordinar todo el proceso. Esta persona es el administrador de proyectos, quien es una extensión del administrador general.
Mientras que el administrador de proyectos se encarga de propósitos específicos, el administrador general puede delegar responsabilidades y desempeñar mejor su trabajo dentro de toda la organización.
B I B L I O G R A F Í A
CLELAND David y King William.
Systems Analysis and Project Management.
Ed. McGraw Hill, Estados Unidos,
1983, 490 pp.
RUE Leslie y Byars Lloyd.
Administración, teoría y aplicaciones.
Ed. AlfaOmega, México, D.F.
1994, 544pp.
REFERENCIAS DE INTERNET
http://www.unex.ucla.edu/shortcourses/winter97/project.htm
http://www.islandnet.com/manageering/html/project_mgmt.htm
http://www.airtime.co.uk/users/wysywig/prinpm_1.htm
2. Fase de Planificación: Gerencia del Riesgo y Estructura de Desglose de Trabajo (WBS)
La administración de riesgos son los medios a través de los cuales la incertidumbre se maneja de forma sistemática, para aumentar la probabilidad de lograr los objetivos del proyecto.
Evaluación de Riesgo (se concentra en identificar los riesgos y en qué concentrarse)
- Hacer una lista de todos los peligros potenciales que afectarán el proyecto (identificación del riesgo)
- Determinar la probabilidad de las consecuencias de la ocurrencia y de la pérdida del potencial de cada elemento identificado (cuantificación del riesgo)
- Clasificar los elementos (del más al menos peligroso)
Control de Riesgos (hacer algo sobre los riesgos)
- Establecer técnicas y estrategias para atenuar los riesgos más altos (planeación del riesgo)
- Ejecutar estrategias para resolver los factores de alto riesgo (respuesta del riesgo)
- Supervisar de la eficacia de las estrategias y de los niveles de modificación de riesgos a lo largo del proyecto.
Identificación del riesgo.
La identificación del riesgo debe considerar riesgos internos y externos. Los riesgos internos son los elementos que el equipo de proyecto puede controlar o influenciar, por ejemplo asignaciones del personal. Los riesgos externos van más allá del control o de la influencia del equipo de proyecto, tal como cambios de mercado o acciones del Gobierno.
Podemos también hablar de riesgo inherente que resultan de la naturaleza de los objetivos y del alcance o riesgo adquirido que resulta del enfoque, metodologías, herramientas, técnicas, habilidades y de la experiencia que se aplican al proyecto
La WBS o Estructura desglosada del Trabajo, es una técnica de planeación mediante la cual podemos definir y cuantificar el trabajo a realizar en todo el proyecto. Es un proceso de pensamiento mediante el cual se pretende organizar el proyecto. Es similar al organigrama tradicional de una empresa, donde se tiene un Director, Subdirectores, Jefes de Departamento, Jefes de oficinas, etc. Para lograr establecer la WBS del proyecto, tenemos que organizar nuestras ideas alrededor de lo que pretendemos hacer en el proyecto, o sea definir el título de nuestro proyecto de investigación, que esté de acuerdo con la meta que pretendemos alcanzar. Para el logro de este proceso en la elaboración de la WBS, podemos utilizar con éxito, una técnica de tormenta de ideas en un grupo de trabajo. Posteriormente, cada uno de esos paquetes de trabajo, pueden examinarse también a través de la tormenta de ideas y elaborar un listado de actividades constituyentes de cada uno de los paquetes de trabajo. Tales actividades a su vez, pueden ser subdivididas hasta lograr el desglose necesario. El nivel de desglose requerido por el proyecto, estará determinado por la complejidad y tamaño del proyecto. La primera parte en la planeación del trabajo y para la elaboración de la WBS del proyecto, es necesario poner por escrito lo que serían las bases iniciales sobre las que se edificará el proyecto.
La WBS, permite definir el trabajo de lo general a lo particular en la etapa de planeación y cuantificar avances y recursos de lo particular a lo general, en la etapa de seguimiento y control del proyecto.
Estructura de Desglose del Trabajo (WBS) Una estructura de desglose del trabajo (WBS) es una tabla en la que los elementos de trabajo, llamadas tareas críticas, de un proyecto se ilustran para retratar sus relaciones entre sí y con el proyecto en su conjunto. La naturaleza gráfica de la EDT puede ayudar a un gerente de proyecto predecir los resultados basados en diversos escenarios, que pueden asegurar que las decisiones óptimas se hacen acerca de si adoptar o no los procedimientos sugeridos. Al crear un WBS, el director del proyecto define los objetivos claves en primer lugar y luego se identifican las tareas necesarias para alcanzar esas metas. Un WBS toma la forma de un diagrama de árbol con el "tronco" en la parte superior y las ramas de abajo.
Un WBS bien estructurado se parece a un diagrama de flujo en el que todos los elementos están conectados lógicamente, se evita la redundancia y no hay elementos críticos, son dejados de lado.
Sacado de:
La WBS elemento fundamental de la planeación de proyectos.
mayo 11, 2011 Dejar un comentario
La WBS por su sigla en ingles Work Breakdown Structure o Estructura de Descomposición del Trabajo EDT, es una herramienta útil para la construcción de gran parte de los elementos del Plan de Gestión del Proyecto. La WBS es una estructura gráfica que descompone jerárquicamente el trabajo a realizar en el proyecto, para construirla, se coloca en el nivel superior el proyecto y se va descomponiendo cada nivel en bloques de trabajo más sencillos hasta llegar a un nivel inferior que represente los paquetes de trabajo totales del proyecto.
El criterio de descomposición puede ser por fases, por entregables o por bloques de trabajo, lo importante es que no haga falta ningún componente, que cada nivel represente la completitud del nivel superior para reflejar todo el trabajo necesario para realizar el proyecto.
Posteriormente se va descomponiendo cada bloque en elementos más manejables hasta el nivel en el que se pueda estimar acertadamente tiempos y costos del bloque de trabajo, se pueda asignar un responsable para ese bloque y que sea necesario tener control sobre el mismo.
El criterio de descomposición puede ser por fases, por entregables o por bloques de trabajo, lo importante es que no haga falta ningún componente, que cada nivel represente la completitud del nivel superior para reflejar todo el trabajo necesario para realizar el proyecto.
Posteriormente se va descomponiendo cada bloque en elementos más manejables hasta el nivel en el que se pueda estimar acertadamente tiempos y costos del bloque de trabajo, se pueda asignar un responsable para ese bloque y que sea necesario tener control sobre el mismo.
La WBS no representa secuencia ni dependencia entre las actividades, tampoco muestra el tiempo o la duración de las actividades, para ello existe un artefacto de la gerencia de proyectos denominado el Diagrama de Red en el que se ven las dependencias y las duraciones de las actividades, lo cual permite identificar la ruta crítica del proyecto.
La WBS sirve como punto de partida para la identificación de las actividades del proyecto y por ende para la construcción del cronograma, también es una herramienta útil en la determinación de los costos del proyecto ya que si aplicamos la técnica del bottom-up en donde se estiman costos a los niveles inferiores podemos ir agregando estos valores hacia la parte superior de la estructura y así obtener un estimado más acertado de los costos del proyecto. Igualmente sabiendo el trabajo requerido se puede evidenciar la necesidad de recursos capacitados para determinadas labores. La WBS también es una fuente para la identificación de riesgos ya que dependiendo del trabajo que se va a realizar así mismo serán los riesgos a los que el proyecto se va enfrentar.
La WBS sirve como punto de partida para la identificación de las actividades del proyecto y por ende para la construcción del cronograma, también es una herramienta útil en la determinación de los costos del proyecto ya que si aplicamos la técnica del bottom-up en donde se estiman costos a los niveles inferiores podemos ir agregando estos valores hacia la parte superior de la estructura y así obtener un estimado más acertado de los costos del proyecto. Igualmente sabiendo el trabajo requerido se puede evidenciar la necesidad de recursos capacitados para determinadas labores. La WBS también es una fuente para la identificación de riesgos ya que dependiendo del trabajo que se va a realizar así mismo serán los riesgos a los que el proyecto se va enfrentar.
Se pueden llegar a hacer afirmaciones tales como: “El trabajo que no esté representado en la WBS no es parte del proyecto” debido a que fué la base del presupuesto y del cronograma del proyecto y si no está representado allí es necesario gestionar un control de cambios para que sean incluidos.
Por último la WBS es una herramienta útil en la evaluación del impacto de los cambios solicitados y aprobados por el Comité de Control de Cambios del proyecto ya que su naturaleza gráfica es más benéfica para realizar validaciones del alcance del proyecto que los diagramas de Gantt que aunque son muy utilizados están orientados a representar en el tiempo las duraciones de las actividades.
Por último la WBS es una herramienta útil en la evaluación del impacto de los cambios solicitados y aprobados por el Comité de Control de Cambios del proyecto ya que su naturaleza gráfica es más benéfica para realizar validaciones del alcance del proyecto que los diagramas de Gantt que aunque son muy utilizados están orientados a representar en el tiempo las duraciones de las actividades.
http://netsac.wordpress.com/2011/05/11/la-wbs-elemento-fundamental-de-la-planeacion-de-proyectos/
3. Programación Realista. Estimación. Etapa de Planificación.
La planificación es una de las etapas más importantes en el desarrollo de cualquier proyecto, esta etapa contiene diversas actividades: Recursos y Estimación.
La estimación es la base de todas las demás actividades de planificación del proyecto.
La estimación la lleva a cabo el gestor del proyecto. La estimación y planificación temporal de un proyecto, requiere de experiencia, buena información histórica, o una buena técnica de estimación en la que se confíe plenamente por los resultados que arroje.
Estimación. Objetivos e Importancia.
El objetivo de la Estimación es predecir las variables involucradas en el proyecto con cierto grado de certeza, trata de aportar una predicción de algún indicador importante para la gestión de proyectos : tiempo, esfuerzo, cantidad de defectos esperados entre otros sin dejar de tener en cuenta que la incertidumbre y el riesgo son elementos inherentes.
La estimación es importante no solo para predecir el valor de variables concretas dentro de un proyecto sino para determinar su viabilidad, no tiene sentido iniciar un proyecto que está destinado al fracaso por no contar con el tiempo, el esfuerzo o los recursos necesarios para llevarlo a cabo.
La estimación de tiempo y esfuerzo es útil para la asignación de recursos, apoya la evaluación del impacto de los cambios, y la reprogramación de un proyecto, permite asignar recursos a los proyectos, facilita su gestión y apoya planificaciones realistas permitiendo que los resultados sean más consistentes con lo planificado. Para que la estimación sirva a estos fines debe ser lo suficientemente temprana y precisa.
Otra aproximación a la estimación de la duración de las tareas es la que propugna el método PERT. No obstante todo lo anterior, y para evitar una estimación “ad hoc” de las duraciones (es decir, la que más convenga), deberíamos fijar la duración de cada tarea en función de los recursos reales que tengamos para acometerlas. Desde un punto de vista muy generalizado podemos decir que todo proyecto tiene tres grandes etapas o fases.
Fase de Planificación: Se trata de establecer como el equipo de trabajo deberá satisfacer las restricciones de prestaciones, la planificación temporal y el coste. Una planificación detallada da consistencia al proyecto y evita sorpresas que nunca son agradables.
Fase de Ejecución: Representa el conjunto de tareas y actividades que suponen la realización propiamente dicha del proyecto, la ejecución de la obra de que se trate.
Fase de Entrega o Puesta en Marcha: Partiendo de que todo proyecto está destinado a finalizarse en un plazo determinado, culminando en la entrega de la obra al cliente o la puesta en marcha del sistema desarrollado comprobando que funciona adecuadamente y responde a las especificaciones que en su momento fueron aprobadas.
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Publicada By Víctor Yepes Piqueras - Planificación, programación, proyectos
El tiempo disponible para realizar cada tarea lo determinan las fechas en que se produce su inicio y su terminación. La duración de una actividad puede reducirse añadiendo recursos adicionales que, desgraciadamente, incrementan su coste. Existe la posibilidad de modificar los recursos asignados a cada tarea para ajustarse a las condiciones más convenientes, según las contingencias que se presenten durante la ejecución de la obra. Estos cambios producen una aceleración o deceleración en la realización de ciertas actividades con el consiguiente aumento o disminución de su coste directo. Se produce, por tanto, una correspondencia entre el coste directo de cada actividad y el tiempo invertido en su ejecución que proporciona la posibilidad de un ajuste costes-tiempos, adaptable a las necesidades de plazo o a la inversión económica del momento.
La duración “normal” de una tarea es aquella que minimiza su coste. En ocasiones, una programación basada en la duración normal puede prolongar excesivamente el trabajo, incrementando la repercusión de los gastos generales de la empresa en la obra. Del mismo modo, es probable exceder el plazo contractual si se programa exclusivamente con duraciones normales. En ambos casos, el jefe de obra tiene la posibilidad de reducir la duración de algunas o todas las actividades para disminuir el plazo total.
Otra aproximación a la estimación de la duración de las tareas es la que propugna el método PERT, y que ya tuvimos la ocasión de explicar en un post anterior. No obstante todo lo anterior, y para evitar una estimación “ad hoc” de las duraciones (es decir, la que más convenga), deberíamos fijar la duración de cada tarea en función de los recursos reales que tengamos para acometerlas. Esta práctica nos llevará a estimaciones realistas y deberíamos hacerla en el momento de la confección de la Estructura de Desglose de Trabajos.
Una pequeña introduccion a estos conceptos la vamos a ver en el siguiente Polimedia de Alberto Palomares. Espero que os guste.
Referencias http://victoryepes.blogs.upv.es/2013/03/15/como-se-puede-estimar-la-duracion-de-una-actividad/
PELLICER, E.; YEPES, V. (2007). Gestión de recursos, en Martínez, G.; Pellicer, E. (ed.): Organización y gestión de proyectos y obras. Ed. McGraw-Hill. Madrid, pp. 13-44. ISBN: 978-84-481-5641-1. (link)
YEPES, V.; PELLICER, E. (2008). Resources Management, in Pellicer, E. et al.: Construction Management. Construction Managers’ Library Leonardo da Vinci: PL/06/B/F/PP/174014. Ed. Warsaw University of Technology, pp. 165-188. ISBN: 83-89780-48-8.
YEPES, V.; MARTÍ, J.V.; GONZÁLEZ-VIDOSA, F.; ALCALÁ, J. (2012). Técnicas de planificación y control de obras. Editorial de la Universitat Politècnica de València. Ref. 189. Valencia, 94 pp. Depósito Legal: V-423-2012.
15 marzo, 2013
Universidad Politécnica de Valencia
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