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He aquí algunos de los retos de la gerencia de
proyectos, y lo que en mi opinión puede ser una estrategia de solución.
Retos
1.
Equipos geográficamente dispersos. Hoy en día es muy común tener
proyectos dispersos. Las compañías globales no limitan sus proyectos a la
disponibilidad de recursos locales y disponen de su capacidad productiva.
Sumado a esto encontramos empresas dedicadas al offshoring u outsourcing, lo
que hace aún más común este escenario.
2.
La herramienta equivocada para el trabajo. Muy a pesar de la
tendencia de trabajo globalizado, el uso de herramientas standalone o de escritorio es muy
popular Microsoft Project y Microsoft Excel son aplicaciones que se usan
abiertamente para el seguimiento y control de los proyectos, curiosamente
ninguna de estas esta diseñada para trabajo colaborativo o disperso. Acaso
muchos de nosotros recibimos archivos por correo electrónico? o estos archivos
son cargados en un servidor y un correo es enviado con la frase “en la URL xx
puedes encontrar el archivo”?
3.
Mala administración de los miembros del equipo y los recursos.
Por muchas razones esto sucede, puede ser por mala planeación al interior del
proyecto ó por problemas de planeación y/o disponibilidad de recursos en la
compañía. Esto sucede muy a menudo cuando la demanda es superior a dos
factores: la capadidad operativa y la organización (orden y formalidad de los
procesos).
4.
Tiempo perdido en busca de la documentación perdida. Para
muchos, la oficina de proyectos es sólo una oficina más. Muchas de estas
oficinas no se han tomado la molestia de organizar sus activos y formalizar la
documentación de modo tal que los gerentes de proyecto tengan acceso a esta
información de manera rápida y eficiente. Dado que las herramientas utilizadas
en la mayoría de proyectos es una herramienta de escritorio, disponer de la
información que permita simplificar u optimizar procesos y actividades a futuro
es dispendiosa por demás compleja.
5.
Tiempo perdido en reuniones de seguimiento -reunióncitis
crónica. Los problemas de comunicación se hacen evidentes ante los puntos
mencionados. La mayoría de los casos estas reuniones son repetitivas pero
apuntan a diferentes grupos dentro de la organización. Ejemplos: reunión
técnica de seguimiento, reunión de seguimiento, reunión con los jefes, reunión
con el cliente, etc.
La solución
La solución no es más
que la utilización de herramientas adecuadas que faciliten la interacción entre
los individuos. Como gerentes de proyecto es difícil modificar las condiciones
externas al proyecto que son inherentes a la cultura organizacional -como
asignar el mismo recurso a varios proyectos porque “es que el chino es un
berraco” o modificar el grupo de trabajo porque “este proyecto es de prioridad
UNO” -que no es mas que otra cosa que, el cliente se aburrio de nosotros asi
que hay que simular que somos los mas proactivos.
La solución supone una
estrategia, más alla que un producto, cada organización tiene diferentes
necesidades y diferente infraestructura tecnológica que supone modificaciones
en la percepción sobre las aplicaciones. No obstante surgen simples soluciones
como elGoogle Sites, o Google Code, SourceForge entre otros. Las
herramientas existen, incluso Drupal, un administrador de contenido web (WCMS)
puede ser utilizado como herramienta de comunicación y gestión de la
información. El seguimiento del esfuerzo puede ser manejado mediante herramientas
simples como XPlanner.
La clave del éxito es
garantizar que las iniciativas se consolidan en una solución simple de usar,
fácil de integrar y omnipresente.
José
González
11-0617
